Depuis un certain temps, les entreprises sont nombreuses à utiliser l’e-facture ou la facture électronique. Si la signature de cette dernière n’est pas obligatoire, il est toutefois plus sécurisé de vous tourner vers la mise en place d’un certificat électronique. Ce dernier représente un système fiable qui peut aider dans la sécurité de la comptabilité de votre entreprise si vous avez choisi de dématérialiser votre activité.
Le fait de signer une facture électronique est donc très courant. Les paragraphes ci-dessous vous donnent tous les conseils à suivre pour réussir la signature de la facture électronique.
La signature électronique, c’est quoi ?
La signature électronique représente un système qui est, comme on a mentionné dans les lignes précédentes, très utilisé de nos jours. Elle consiste à certifier l’authenticité de la facture en ligne grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique. En plus de permettre à son émetteur de profiter d’une sécurité optimale, le fait de signer une facture électronique peut également aider à bénéficier d’un gain de temps considérable dans la mise en place des documents administratifs.
La signature électronique est possible grâce à des chiffres qui sont cryptés et qui permettent de tracer son émetteur. Pour cela, ce dernier doit disposer d’un certificat électronique. Pour obtenir ce certificat, vous devez faire appel à un prestataire de service qui est appelé autorité de certification. Cette dernière doit être spécialisée dans la signature électronique et gère alors la sécurité ainsi que la création de votre certificat.
Il est important de savoir que la facture électronique se présente sous deux types différents. En effet, si votre entreprise se tourne vers l’EDI, la signature est comprise dans le processus de mise en place du document.
Si vous optez pour une facture au format PDF et qu’elle est envoyée par email, la signature électronique n’est pas non plus obligatoire mais peut être réalisée. Ce qui peut renforcer la sécurité.
L’application de la signature électronique sur une e-facture
Pour réussir la signature d’un document électronique, quel que soit son type, vous devez lui appliquer un certificat électronique. Ce dernier peut être mis en place par un prestataire de service de confiance et agréé ou avec un logiciel qui est spécialisé dans la signature électronique. Si vous choisissez cette dernière solution, vous devez disposer d’un minimum de connaissance dans les différentes techniques qui y sont liées.
Le certificat électronique peut donc être matériel. Cela dit, vous devez le faire avec une puce ou une clé USB que vous devez emmener avec vous de manière continue. Il peut également se présenter sous la forme de logiciel qui est installé dans la mémoire de votre ordinateur.
Si vous souhaitez une solution à la fois pratique et surtout efficace dans la sécurité, vous devez opter pour celle qui est matérielle. Grâce à cette dernière, vous pouvez éviter le piratage. Mais quel que soit le type de certificat que vous choisissez, vous devez utiliser un logiciel de signature électronique.
Le choix de l’autorité de certification est important pour être sûr de tomber sur un prestataire de confiance et surtout pour une sécurité optimale de vos données et de vos documents électroniques.