Tout d’abord, sachez qu’une conférence ne s’organise pas quelques semaines auparavant : il faudra préparer celle-ci plusieurs mois à l’avance ! Selon l’importance de votre conférence, 3 mois ou plus seront nécessaires.

Définir votre objectif et une date

En premier lieu, soyez sûr de l’objectif de votre conférence. Selon ce dernier, votre cible sera différente. Levée de fonds, lancement de produit, débat associatif ?… Le choix vous revient ! Dans tous les cas, il vous faudra proposer un thème attrayant, ou surprenant.

Quant à la date, la définir le plus tôt possible sera le mieux ! Cependant, vérifiez à ce que votre conférence n’ait pas lieu en même temps qu’un autre événement important (élections, manifestations sportives à proximité…), auquel cas, vous risquez de ne pas avoir beaucoup d’audience !

Trouver le lieu et contacter les intervenants

Vous devrez également penser au lieu où vous tiendrez votre conférence ! Votre choix se fera donc en fonction de vos objectifs, vos attentes, ainsi que votre niveau d’exigence. Extérieur (jardin public, terrain privé, cour d’école…) ou intérieur (salle de fêtes, gymnase, maison de quartier, salle privée…), là aussi, à vous de choisir, chacun possédant ses avantages et ses inconvénients (météo, stationnement, etc). Renseignez-vous sur les possibilités de location de salle à Paris ou dans votre ville.

Vous avez trouvé le lieu qu’il vous faut ? Parfait ! Vous pouvez dorénavant contacter les intervenants. Là aussi, il faudra vous y prendre tôt, en particulier si il s’agit d’une personne très demandée et reconnue pour ses interventions. Il faudra pouvoir communiquer à vos intervenants :

  • l’intitulé de votre conférence ;
  • l’identité des autres participants à cette intervention ;
  • la manière dont vous souhaitez qu’ils interviennent (exposé oral, questions-réponses…)

Promouvoir votre conférence

Maintenant, il va falloir faire connaître publiquement la date ainsi que le lieu définis par vos soins, pour attirer votre audience ! Mais comment promouvoir votre conférence auprès de votre cible ? En multipliant les moyens qui sont à votre disposition :

  • contacter la presse/diffuser un communiqué de presse
  • utiliser les réseaux sociaux, en particulier Facebook qui propose une fonction “événements” ainsi que Snapchat qui vous permet de créer des filtres (“lens”) géolocalisés temporaires
  • imprimer des affiches et tracts que vous pourrez distribuer dans les commerces aux alentours

Vous connaissez maintenant les étapes principales pour organiser votre conférence. Suivez-bien l’ordre de ces étapes, car promouvoir une conférence alors qu’un intervenant ne peut pas se présenter, serait dommage ! Prenez votre temps, et faites vous aider.