C’est votre première expérience en voyage d’affaires ? Il y a beaucoup de points importants à considérer avant de partir. Il est primordial que votre voyage rime avec sérénité pour vous rendre à votre lieu de rendez-vous sans stress. Lorsque vous partez en voyage et que tout est bien planifié, vous vous concentrez sur le but de votre réunion. Habituez-vous à préparer un voyage d’affaires en suivant ces conseils.
Préparatifs de voyage
La plupart du temps, les entreprises font appel à une agence de voyages pour les professionnels qui s’occupe de tout, pour que l’employé puisse se concentrer uniquement sur l’objet du voyage d’affaires. Vous n’aurez donc pas à vous tracasser pour les détails relatifs à l’organisation de votre déplacement pour affaires.
Si ce n’est pas le cas, vous devez connaître la politique voyages de votre entreprise. Cela vous aidera à réserver le mode de transport – comme les vols, les voitures de location, les taxis ou les trains. Tenez compte de tout, des documents, du temps de déplacement et du budget. Consultez les multiples sites comparant les prix et sélectionnez la meilleure compagnie proposant des offres pertinentes pour réserver votre voyage tout en bénéficiant des meilleures conditions. N’oubliez pas de vérifier que votre vol offre le Wi-Fi pour pouvoir travailler en déplacement. Lorsque vous planifiez un voyage d’affaires, en particulier un voyage international, vérifiez les fêtes nationales, les jours fériés ou autres jours religieux du pays de destination, car les entreprises et les restaurants pourraient être fermés ces jours-là.
Planification préalable
Un autre point à considérer est votre temps de trajet. Il ne s’agit pas seulement de la durée du vol, mais aussi du temps que vous mettrez pour vous rendre à l’aéroport, de la durée du vol, de la distance entre l’aéroport et l’hôtel, ainsi que du temps dont vous aurez besoin pour vous reposer. Cela ne devrait pas être mouvementé comme si vous étiez pressé d’atteindre le point de rendez-vous. Assurez-vous de vérifier les horaires d’enregistrement et de départ de l’hôtel.
Réservation de l’hébergement
Choisir le meilleur hébergement pour votre voyage d’affaires est essentiel pour garder l’esprit tranquille. Choisissez un emplacement pour votre hôtel à proximité de votre lieu de réunion ou de rendez-vous. Vérifiez la distance entre votre hôtel et l’aéroport (ou la gare) et tenez également compte des routes très fréquentées. S’il y a plus d’une réunion et qu’en plus elles sont programmés dans différents endroits, choisissez le point médian et sélectionnez un bon hôtel pour vous reposer. N’oubliez pas non plus de vérifier les équipements offerts par l’hôtel… surtout ceux dont vous avez le plus besoin, comme le Wi-Fi gratuit, le service de chambre 24 heures sur 24, le petit-déjeuner, etc.
Connaissez votre destination
Vous devez connaître la destination où vous allez, surtout, lorsque vous voyagez pour la première fois. La recherche de la destination inexplorée est nécessaire pour éviter tout risque inutile. En outre, vous devriez vérifier les informations actuelles concernant l’endroit, pour voir s’il y a un problème politique ou social en cours. Faites des recherches appropriées sur les gens et leur culture. N’oubliez pas de vérifier le climat de votre destination pour faire vos valises en conséquence.
Collectez tous vos documents de voyage et appareils électroniques
Il est de la plus haute importance d’avoir des documents de voyage complets et valides. Vos billets d’avion, passeport, visa et carte d’identité vous seront demandés pour les voyages d’affaires internationaux. Cependant, le visa n’est pas requis pour les destinations nationales et certaines destinations internationales. Conservez vos cartes de visite, vos fichiers importants et tous les documents dont vous pourriez avoir besoin pour la réunion, le rendez-vous d’affaires ou le travail de manière générale. Assurez-vous d’avoir une copie de tous les documents sous forme digitale, pour des raisons de sécurité. Pensez à charger vos appareils électroniques comme votre ordinateur portable, votre tablette, votre téléphone portable, votre batterie externe, etc.