Les gens qui participent à des événements ne réalisent que très rarement tout le travail nécessaire à la planification de ceux-ci. Pour les planificateurs d’événements, il y a tellement de choses à faire. Sans compter qu’en cours de route, certaines bévues de la part de l’organisateur peuvent affecter la participation ou le plaisir qu’éprouveront les invités.
Alors si vous êtes vous-même responsable de la planification d’un événement, voici une liste de 5 erreurs à éviter pour que votre événement se déroule correctement.
1 – Ne pas respecter chaque détail du budget établi
Même si vous avez une quantité généreuse d’argent à dépenser, l’une des plus grandes erreurs que vous puissiez faire consiste à prendre le budget que vous avez établi à la légère et croire que vous n’avez pas besoin de respecter les montants accordés pour l’événement.
Le problème est que dès que vous abandonnez votre budget, vous perdez la structure de votre événement. Alors, décidez combien vous êtes prêt à investir et ne dépensez que ce montant précis.
2 – Ne pas penser aux installations sanitaires
Dans un événement, les gens passent généralement plusieurs heures, ce qui signifie qu’ils devront tôt ou tard passer à la salle de bain. Si votre événement se tient à l’extérieur sur un site éloigné, vous devrez donc penser à faire la location de toilettes mobiles afin de fournir des installations sanitaires adéquates.
Sans cette précaution, les gens se retrouveront dans une situation délicate, surtout si vous servez des aliments et des boissons sur le site.
3 – Ne fournir aucun abri en cas d’intempéries
Un peu de pluie n’a jamais fait de mal à personne. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que vos invités devraient être à la merci des éléments.
Si vous prenez la peine de louer un chapiteau, vous pourrez non seulement contenir et contrôler l’événement plus facilement, mais aussi vous assurer que tout le monde est à l’aise et qu’il dispose d’un endroit sûr pour s’abriter du froid, du vent, de la pluie ou même de la chaleur lors des canicules.
4 – Négliger l’importance de l’éclairage
À moins que votre événement ne se tienne que durant la journée, il vous faudra trouver un moyen pour que vos invités puissent jouir d’un éclairage suffisant une fois le soleil couché. Il en va de la fluidité de la circulation sur le site, ainsi que de la sécurité des gens. Sans cet élément essentiel, les risques de trébucher sur des objets ou de s’égarer sont bien réels.
5 – Préparer le site choisi la veille de l’événement
Vous ne devez en aucun cas planifier de faire la majeure partie de la préparation du site la veille de votre événement. Si vous le faites et qu’un imprévu arrive – un fournisseur qui ne peut respecter ses engagements ou un oubli de votre part – vous ne disposerez pas de suffisamment de temps pour résoudre le problème.
Vous voilà prêt à planifier un événement !
Bien que les imprévus fassent partie intégrante de la gestion et l’organisation d’événements, armé de cette liste, vous pourrez éviter bien des erreurs bêtes. Vous pourrez donc profiter de votre journée avec vos invités plutôt que de régler des problèmes !